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O que é?

O inWork DOC foi criado tendo em conta a necessidade de consolidar e centralizar toda a sua documentação. Esta aplicação permite maior eficiência e flexibilidade reduzindo os tempos de manuseamento dos documentos com significativo aumento da produtividade.

A S2L edificou o centro de gestão documental InDoc (Documentos Interactivos), devido a uma necessidade de mercado no sentido de consolidar e centrar toda a documentação numa única solução de alta flexibilidade com capacidades de gestão, de informação com vantagens imediatas na produtividade.

O centro de gestão documental InDoc, com base na desmaterialização de documentos e processos, é a solução competitiva para a gestão, indexação, organização e consulta de informação na sua empresa. É considerado mais como uma ferramenta estratégica do que um processo.

O software InDoc é desenvolvido para que, de uma forma rápida, seja instalado e adaptado à realidade da sua empresa, definindo as suas próprias regras, acrescentando campos ou funcionalidades, com a maior facilidade, é um software que se adapta à empresa.

 
 

Objetivos

  •  Maior Eficiência e Rapidez

    Maior Eficiência e Rapidez

      - a distribuição dos documentos (correio, fax, correio electrónico, documentos partilhados na empresa), é feita electronicamente e instantânea para vários utilizadores;

      - os diferentes ficheiros electrónicos associados a um único documento permite uma visão mais global;

      - pareceres e tomadas de conhecimento são feitas electronicamente sem perda de tempo no seu encaminhamento;

      - evita as perdas e esquecimentos em pilhas de papéis;

      - a informação relacionada sempre disponível permite ganhos consideráveis de tempo;

      - a programação de eventos por documento com avisos de desktop e por e- mail garante que o utilizador é avisado das datas determinadas para o documento.

  • Diminuição do Papel / Redução de Custos

    Diminuição do Papel / Redução de Custos

      - logo que digitalizados os documentos (papel) podem ser arquivados directamente no arquivo morto;

      - evita a produção de cópias dos documentos, mesmo que estes se destinem a vários utilizadores, são distribuídos electronicamente (poupança nas cópias);

      - documentos produzidos pelos diferentes utilizadores não necessitam de cópia para arquivo (poupança nas impressões);

      - documentos produzidos na organização e para expedir por mail ou fax não necessita de impressão (poupança nas impressões).

  • Histórico do Documento

    Histórico do Documento

      - colocação do carimbo na recepção dos documentos no sistema, certifica a data e hora de recepção;

      - registo dos utilizadores que tiveram intervenção no documento;

      - registo nas operações efectuadas no documento;

      - colocação automática da data/hora e utilizador nas observações e despachos;

      - consulta fácil ao histórico do documento.

  • Centralização de todos os Ficheiros Digitais

    Centralização de todos os Ficheiros Digitais

      - documentos em diferentes suportes são transformados em formato digital;

      - todos os ficheiros produzidos são classificados e arquivados num único sistema;

      - facilidade de encontrar os documentos produzidos e recebidos;

      - standardização de formato de documentos;

      - backup único para todos os utilizadores e tipos de ficheiro.

  • Disponibilização da Informação

    Disponibilização da Informação

      - facilidade de acesso ao software de gestão documental;

      - pesquisa potente e intuitiva, facilita a busca de documentos;

      - avisos de novos documentos e avisos programados (informação disponível mesmo ao utilizar outras aplicações);

      - acessíveis a utilizadores externos à organização devidamente autenticados.

  • Segurança dos Dados

    Segurança dos Dados

      - controlo dos acessos à informação por utilizador;

      - possibilidade de partilha de informação por vários utilizadores;

      - controlo do nível de acesso por documento/utilizador (leitura ou leitura/escrita);

      - backup de ficheiros centralizados para suporte digital (cd);

      - backup interno (mirror).

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Caracteristicas

  • Servidor de Fax

    Servidor de Fax

      - Completamente integrado com o módulo de arquivo;

      - Envio de documentos do sistema de arquivo por fax;

      - Possibilidade de envio para uma lista de entidades;

      - Recepção de fax para a área de transferência do utilizador configurado;

      - Aceita ordens de envio através e-mail;

      - Acompanhamento do processo de envio;

      - Confirmação do envio por e-mail.

  • Servidor de E-mail

    Servidor de E-mail

      - Facilidade de comunicação entre vários intervenientes através de e-mail;

      - Aviso por e-mail dos eventos agendados, inclusivamente dos documentos já arquivados;

      - Recepção de documentos através de e-mail, arquivo automático de documentos por e-mail;

      - Envio de ficheiros/imagens de documentos por e-mail;

      - Aceita ordens de envio de fax através de e-mail.

  • Arquivo

    Arquivo

      - Controle de entradas e permissões sobre o documento por utilizador;

      - Classificação do utilizador por sector;

      - Permissões do utilizador sobre opções do menu;

      - Permissões do utilizador sobre documentos atribuídos a outros utilizadores do mesmo sector e documentos de outros utilizadores de outros sectores;

      - Possibilidade de tratar documentos privados;

      - Possibilidade de colocar observações no documento;

      - Permite organizar os documentos por assunto,tipo de documento e processo;

      - Pesquisa fácil e intuitiva por classificação ou conteúdo;

      - Atribuição de documentos a outros utilizadores, sendo possibilitando aa indicação do motivo da atribuição;

      - Alterar o estado do documento com indicação de observações;

      - Criar um histórico de observações feitas pelos diferentes utilizadores nos documentos;

      - Capacidade de partilha do documento por vários utilizadores mesmo de sectores diferentes;

      - Facilidade de comunicação entre os vários intervenientes através de e-mail;

      - Possibilidade de associar várias imagens de documentos a um único documento;

      - Possibilidade de visualização imediata das imagens que compõem o documento;

      - Permite agendar vários eventos para um único documento;

      - Aviso dos eventos agendados e ainda não cumpridos, com a possibilidade de visualização imediata do documento;

      - Aviso por e-mail dos eventos agendados, inclusivamente dos documentos já arquivados;

      - Aviso visual no desktop do terminal do utilizador de eventos agendados;

      - Possibilidade de envio de imagens de documentos através de impressão;

      - Gerador automático de imagens em PDF;

      - Conversor de vários formatos em PDF;

      - Recepção de documentos através de e-mail;

      - Arquivo automático de documentos por e-mail, facilitando assim a integração com sistemas de gestão;

      - Facilidade de impressão de imagens de documentos;

      - Envio de ficheiros/imagens de documentos por e-mail;

      - Área de transferência partilhada pelo terminal do utilizador na pasta dos meus documentos;

      - Possibilidade de envio de ficheiros/imagens de documentos para a área de transferência de outro utilizador.

  • Workflow

    Workflow

      - Integrado com o módulo do arquivo;

      - Organização dos procedimentos de trabalho em função de tarefas geridas pelo workflow;

      - Formalização dos circuitos de autorização e aprovação;

      - O potencial para melhorar a gestão de recursos da organização.

  • Outras

    Outras

      - 100% Nacional – o software InDoc desde a sua idealização, passando pela análise e programação até à fase de testes é desenvolvido por portugueses com perfeita noção do mercado nacional e das suas necessidades;

      - Mensagens inter-utilizadores – permite enviar mensagens entre os utilizadores, sendo estes alertados de uma nova mensagem assim que ela chega ou quando entra no software;

      - Funcionamento em rede – permite a um organismo deter um controlo total sobre a informação que recebe ou que produz;

      - Definição das suas próprias regras de negócio – definir regras do utilizador garantindo a parametrização dos campos de recolha obrigatória, evitando assim esquecimentos e falhas na recolha de informação.

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Compatibilização

Utilização de plataforma de intranet / internet

  • modo de navegação tipo internet explorer;
  • utilização dos plugin's e software standard na internet.

Software e Formatos de Utilização Generalizados

  • acrobat PDF (tende a tornar-se o sistema standard de compatibilização).

Compatível com todo o Software Instalado na Estação de Trabalho ( virtualmente)

  • configuração de programas por cada tipo de ficheiros por utilizador.

Não Afecta a Configuração da Rede Existente

  • passa a ser mais um activo da rede existente.
Contacto                
 Registo
 

Entradas e Saídas

  • Entradas no Sistema

    Entradas no Sistema

    Scanner

      - scanner por ligação TWAIN, permite gravar área de trabalho do utilizador;

      - scanner com impressão;

      - scanner por FTP.

    Impressão

      - é criada uma impressora que transforma em PDF todas as impressões e as deposita directamente na área de transferência do utilizador.

    Mail

      - mail formatado com instruções

      - converter;

      - classificar;

      - arquivar;

      - distribuir por diferentes áreas de transferência;

      - enviar fax.

    Fax

      - colocação na área de transferência de um utilizador pré-definido;

      - informação da chegada de fax.

    Área de transferência

      - gravação/cópia directa de qualquer ficheiro para a área de transferência do utilizador.

  • Saídas do Sistema

    Saídas do Sistema

    Impressão

      - impressora configurada no sistema;

      - impressora do posto de trabalho.

    Mail

      - comunicação entre os utilizadores;

      - comunicação com entidades externas (servidor de mail externo).

    Fax

      - envio de faxes para entidades externas.

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Módulos

  • Base

    Base

    Classificação de Documentos

      - Nome do documento

      - scanner com impressão;

      - Entidade

      - Processo

      - Tipo de documento

      - Assunto

      - Partilhas

      - Observações

      - Documento privado

    Tratamento de Documentos

      - Área de trabalho

      - Alteração dos dados do Documento

      - Atribuição

      - Estado/Histórico

    Arquivo e Pesquisas

      - Estado (documento) de arquivado

      - Pesquisa / Procurar

  • Servidor de Fax e E-mail

    Servidor de Fax e E-mail

    Fax

      - envio transparente de forma virtual;

      - confirmação de envio por e-mail.

    E-Mail

      - envio transparente de e-mail;

      - solução de intranet ou extranet.

  • Workflow

    Workflow

    Aspecto operacional de um processo de trabalho

      - Como estão estruturadas as tarefas;

      - Quem executa as tarefas;

      - Qual a sua ordem relativa;

      - Como se sincronizam entre si;

      - Controlo da execução da tarefa.

    Automatização dos processos internos

    Avisos programados para os intervenientes do processo numa fase determinada

    Avisos condicionados aos tempos de paragem do processo

    Circulação de documentos

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